5 Verslo dokumentų tipai

Bendrovė naudoja dokumentus bendravimui, verslo sandoriams ir jo produktyvumo analizei. Verslo dokumentai apima trumpus el. Laiškus ir sudėtingus teisinius susitarimus. Kai kuriuos dokumentus rengia darbuotojai ir verslo savininkai, o kitus rengia specialistai iš įmonės ribų, pavyzdžiui, buhalteriai ir teisininkai. Kadangi dokumentai įrodo organizacijos santykius ir gali būti nurodyti ateinantiems metams, svarbu, kad jie būtų gerai parašyti.

El. Laiškai ir memorandumai

Darbuotojai paprastai naudoja el. Paštą, kad perduotų informaciją viena kitai. Prieš išsiųsdami el. Pašto pranešimus, buvo naudojami memorandumai. Užrašai vis dar naudojami tais atvejais, kai pranešimas skirtas kartu su konkrečiu failu ir tais atvejais, kai reikia daugiau privatumo nei el.

Tiek atmintinėje, tiek el. Laiške nurodomas siuntėjas ir gavėjas, jame yra temos eilutė. Tekstas suformatuotas viena ar keliomis pastraipomis.

Verslo laiškai išorės komunikacijai

Verslo laiškai naudojami bendrauti su asmenimis už biuro ribų. Gavėjai gali būti klientai, kolegos kitose įmonėse, paslaugų teikėjai, specialistai, kurie pataria verslui, vyriausybės pareigūnai ir darbo ieškantys asmenys. Verslo laiškas paprastai formatuojamas blokiniu stiliumi, kuriame visi raidės elementai, išskyrus blankus, yra suderinti su kairiuoju parašu.

Jis gali būti išsiųstas el. Paštu arba pristatomas paštu. Jei laiškas siunčiamas el. Laiško tekste, siuntėjas savo el. Pašto apačioje nurodo savo vardą, pavardę, darbo pavadinimą ir kontaktinę informaciją.

Informacijos perdavimo verslo ataskaitos

Verslo ataskaitos perduoda informaciją formalu, kuris yra formalesnis ir paprastai ilgesnis nei laiškas. Ataskaitos apima įvairias temas, pvz., Saugos reikalavimus, pardavimo duomenis, finansinius duomenis, galimybių studijas ir rinkodaros planus. Jie gali apimti statistiką, diagramas, grafikus, vaizdus, ​​atvejų analizę ir apklausos rezultatus. Kai kurios ataskaitos skelbiamos investuotojų naudai. Jei ataskaita yra periodinė, pvz., Mėnesio pardavimo ataskaita, šablonas naudojamas patogumui ir leidžia palyginti su ankstesnėmis ataskaitomis.

Sandoriai su klientais

Bendrovė naudoja dokumentus, kad galėtų vykdyti sandorius su savo klientais. Norėdami sutaupyti laiko, šie dokumentai gali būti suformatuoti kaip forma, pvz., Užsakymo forma, perdavimo puslapis, sąskaita arba gavimas. Naudojamų sandorių dokumentų tipai šiek tiek skiriasi nuo verslo pobūdžio. Pavyzdžiui, draudimo agentas sukuria draudimo paraiškas ir politiką, o skolintojas naudoja paskolų paraiškas ir hipotekos dokumentus.

Kai kuriose srityse įmonės sudaro sutartis ir sudaro sutartis su kitais; šiuos dokumentus gali parengti bendrovės advokatas.

Finansiniai dokumentai verslo valdymui

Įmonė naudojasi finansiniais dokumentais, kad išlaikytų savo biudžetą, parengtų biudžeto pasiūlymus ir pateiktų mokesčių deklaracijas. Šie dokumentai apima kvitus, darbo užmokesčio ataskaitas, apmokėtas sąskaitas, banko ataskaitas, pajamų ataskaitas, balansus ir mokesčių ataskaitų formas. Šiuos dokumentus gali parengti bendrovės buhalteris.

Verslo savininkas naudoja šiuos dokumentus, kad nustatytų įmonės finansinę sėkmę ir nustatytų neproduktyvias sritis. Departamento vadovas gali naudoti finansinius dokumentus, kad parengtų biudžeto pasiūlymą.