7 žingsniai nuo kompiuterinės kompanijos
Be popieriaus kompanijos, galite pakeisti eilutes užraktų spintos ir nugaišusių medžių kaminai su vazoniniais augalais ir išvalyti erdvę. Esamų failų konvertavimas į elektroninį formatą leidžia juos lengviau saugoti, bendrinti ir ieškoti. Įdiegus tinkamą elektroninę atsarginę sistemą, kompiuterinis biuras taip pat saugus nuo prarastų ar sugadintų failų.
Gaukite darbuotojų įdarbinimą
Jei jūsų darbuotojai nedvejoja arba neprisijungia prie popieriaus biuro, niekada negalėsite perjungti. Pradėkite diskusijas anksti ir dažnai su kuo daugiau darbuotojų apie elektronines alternatyvas jų dabartinei darbo eigai. Nustatykite darbuotojus, kurie labiausiai domisi perėjimu prie kompiuterizuotos, ir įtraukti juos į bandomuosius projektus, skirtus verslo dalims konvertuoti. Pavyzdžiui, registratorė gali įprotį siųsti el. Laiškus, o ne juos užrašyti.
Išsaugoti failus
Nėra jokios prasmės nuskaityti ir konvertuoti dokumentus, kurių jums iš tikrųjų nereikia. Pradėkite surūšiuoti esamas rinkmenų spintas arba popieriaus kaminus ir pašalinkite pasenusią medžiagą, pvz., Senus atmintinius arba pasibaigusius žinynus, kurių jums nereikia. Pasikonsultuokite su savo advokatu ir buhalteriu, kad sužinotumėte, kiek metų turite gauti pajamų ir verslo įrašų.
Nuskaityti ir OCR egzistuojančius dokumentus
Įsigykite skaitytuvą su OCR programine įranga, kuri automatiškai nuskaito dokumentus į paieškos PDF arba Word failus. Dvipusis, didelės apimties skaitytuvas, kuris priima daugelį popieriaus dydžių, nuo čekių iki teisinio dydžio lapų, turėtų atitikti daugumos darbo vietų poreikius. Biurams, kurie negali reguliariai nuskaityti didelių dokumentų kiekių, apsvarstykite galimybę suteikti kiekvienam darbuotojui stalinį skaitytuvą, kad pašalintų linijas viename didesniame įrenginyje.
Užsiregistruokite be elektroninio atsiskaitymo
Dauguma kompanijų siūlo elektronines atsiskaitymo parinktis, kuriose jie siunčia sąskaitas faktūras ir kvitus vietoj jų siuntimo. Tai ne tik sumažins jūsų popieriaus apkrovą, bet kai kurie mažmenininkai netgi siūlo nuolaidą ar premijas, jei išjungsite popierinį paštą. Įsitikinkite, kad paskirtas gavėjas šiuos įrašus įrašo į centrinę vietą, o ne į savo asmeninę el.
Perjungti į elektroninį faksą
Internetinės paslaugos, pvz., „EFax“ ir „FaxZero“, kartu su skaitytuvu, gali visiškai pakeisti tradicinį fakso įrenginį. Išduokite savo elektroninį fakso įrenginį ir gaukite gaunamas faksogramas kaip el. Siųsti faksogramą įkeliant nuskaitytą arba kompiuteriu sukurtą PDF failą. Šios paslaugos gali net automatiškai generuoti viršelio lapą.
Likę dokumentai
Kliento ir mokesčių įrašų metimas į šiukšlių dėžę atgal gali būti netikėta dovana vagis ar nekantrus konkurentas. Įsitikinkite, kad imtasi atsargumo priemonių, kai šalinate nuskaitytus dokumentus, pvz., Smulkinimo įmonės nuomą, kad sunaikintumėte slaptus įrašus.
Atkurkite savo elektroninius failus
Jei neturite atsarginių failų atsarginių kopijų, vienas nepavykęs kietasis diskas arba galios padidėjimas gali ištrinti visą jūsų verslo istoriją. Sukurkite centrinę failų saugyklą, pvz., Bendrai naudojamą serverį, ir reguliariai grąžinkite jo turinį į išorinį serverį, kuriame nėra svetainės. Geografiškai paskirstytas atsarginis planas apsaugo jus nuo standžiojo disko gedimo, taip pat nuo vietos nustatytų grėsmių, pvz., Žemės drebėjimų ar gaisrų.