Kaip apmokėti klientų saugumo darbus

Kiekviena įmonė paprastai turi savo atsiskaitymo procedūras klientams. Kai kurios organizacijos gali pasirinkti atskirai apmokėti dalis ir įrangą nuo darbo jėgos, kad būtų išvengta painiavos, tačiau jūs galite atsiskaityti už visas šias prekes vienoje sąskaitoje faktūroje, jei aiškiai atskiriate darbo sąnaudas nuo apmokestinamų prekių. Atsiųskite sąskaitą faktūrą laiku, nes bet koks delsimas yra pajamų gavimo delsimas. Įrašykite sąskaitos faktūros informaciją į senėjimo skaičiuoklę (ataskaitą, kurioje analizuojama neapmokėtų sąskaitų faktūrų grynųjų pinigų srautai), kad būtų galima stebėti, kada reikia apmokėti sąskaitą faktūrą. Keletą dienų nuo sąskaitos faktūros išsiuntimo susisiekite su klientu, kad patikrintumėte jo gavimą.

1.

Surinkite visus darbus atlikusių darbuotojų laiko lapus, parduodamų produktų sąrašą ir aprašymą bei bet kokią programinę įrangą, skirtą konkrečiam kliento atsiskaitymui. Jei įdiegta ir programinė įranga, ir įranga, sąskaitoje turi būti atskiri eilutės elementai, nes mažmeninės prekybos mokestis reikalingas visiems parduodamiems produktams. Programinę įrangą ir aparatūrą išvardysite atskirai nuo darbo valandų sąskaitoje. Sudarykite valandų skaičių, naudojamą projektui užbaigti. Pavyzdžiui, jei keturi darbuotojai dirbo projektą tris dienas, apskaičiuokite kiekvieno darbuotojo valandas.

2.

Nustatykite apmokestinimo valandinį tarifą kiekvienam darbuotojui, kuris suteikė paslaugą. Jei saugumo darbe buvo įdiegta nauja saugumo sistema ir programinė įranga, kurią keturiems darbuotojams reikia užpildyti, kiekvienas darbuotojas turėtų apmokėti 24 valandas. Jei vienas darbuotojas buvo pagrindinis asmuo, jo valandos gali būti apmokestinamos didesniu valandiniu tarifu. Pavyzdžiui, švino valandinis tarifas gali būti 75 USD per valandą, o montuotojams gali būti taikomas 50 dolerių tarifas.

3.

Atidarykite sąskaitos faktūros šabloną skaičiuoklės programoje. Nurodykite sąskaitą faktūrą atitinkamam klientui. Įsitikinkite, kad sąskaitoje faktūroje yra sąskaitos faktūros atsiskaitymo data, atskiras sąskaitos numeris, kliento vardas, pavardė ir adresas, taip pat mokėjimo sąlygos, pvz., Grynasis: 30, Grynasis: 45 arba Grynasis: 60, priklausomai nuo to, kiek greitai sąskaitos faktūra yra dėl. Patikrinkite, ar mokėjimo laiško adresas taip pat yra nurodytas sąskaitoje faktūroje. Jei jūsų įmonė siūlo kliento terminų paskatas už išankstinį mokėjimą, įtraukite ją į sąskaitą faktūrą, pvz., „2 proc. Grynojo 10“, sąskaitoje. Tai nurodo klientui, kad ji gali paimti 2 proc. Nuolaidą, kai ji sumoka sąskaitą faktūrą pilnai 10 dienų nuo sąskaitos faktūros dienos.

4.

Sukurkite atlikto darbo aprašymą. Sąskaitos „Paslaugų aprašymas“ srityje parašykite aprašą, kad klientas suprastų, ką jis moka. Pavyzdžiui, paslaugų aprašymui pateikite „Naujos apsaugos sistemos nustatymo, diegimo ir kalibravimo paslaugos (laikotarpis)“. Tada surašykite visus darbe dalyvaujančius žmones: „Svarbiausia priežiūra, įranga ir programinė įranga, kompiuterių konfigūravimas, 24 val. Įtraukite tai į aprašą ir po to atlikite valandų subtaltinę sumą į lauką „suma“, esančią dešinėje sąskaitos faktūros šablono pusėje.

5.

Vadovaukitės kitais darbuotojais, kurie dirbo projekte, nurodydami savo valandas ir pateikdami trumpą atlikto darbo aprašymą. Pavyzdžiui, už šią sąskaitą faktūrą turėsite vieną sąskaitą už sąskaitą už 75 JAV dolerių per valandą už 24 valandas arba tarpinę sumą - 1800 JAV dolerių. Kiekvienam atskiram darbuotojui pridėkite prie sąskaitos faktūros su jų aprašymu. Įtraukite $ 50 per valandą 24 valandas (nurodykite laikotarpį) ir atliktą darbą. Kiekvienam darbuotojui atlikite tarpinę sumą iki „sumos“ lauko $ 1200.

6.

Bendras darbo jėgos kiekis, kad klientas žinotų darbo jėgos sumą. Tai prilygtų 5 400 JAV dolerių daliai. Sąraše nurodykite darbo dalinę sumą.

7.

Pridėkite įsigytos programinės įrangos ir įrangos bei programinės įrangos identifikavimo veiksnių, pvz., Serijos numerių ir modelių numerių, aprašą, keletą eilučių žemiau darbo sąskaitos faktūros dalies. Jūs galite nuspręsti „Įrenginiai ir programinė įranga“ įterpti kaip skilties antraštę virš sąskaitos faktūros, kad būtų aiškiai atskirtos. Pateikite trumpą garantijos informacijos po kiekvienu iš šių elementų.

8.

Programinės įrangos ir techninės įrangos bendra suma. Jei programinė įranga kainuoja 500 JAV dolerių, o aparatinė įranga - dar 3 300 JAV dolerių, bendra suma - 3, 800 JAV dolerių ir apskaičiuojama mokesčio suma. Jei mokesčio tarifas buvo lygus 8 proc., Pridėkite 304 dol. Mokestį. Pridėkite bet kokius pristatymo ar tvarkymo mokesčius.

9.

Iš viso sąskaitos faktūra yra didelė. Užtikrinkite, kad mokesčių ir pristatymo mokesčiai būtų įtraukti atskirai, kad klientas tiksliai žinotų, kas yra kiekvienas mokestis. Iš viso sąskaitos faktūra yra 9, 504 USD.

10.

Įrašykite sąskaitoje faktūrą, kad nurodytumėte klientui prieinamą nuolaidą. Ši suma yra paskata klientui sumokėti sąskaitą anksčiau. Nuolaidos gali būti taikomos tik konkrečioms sąskaitos dalims, o ne mokesčių ar pristatymo mokesčiams. Pavyzdžiui, jei programinei įrangai, aparatinei įrangai ir valandiniam mokesčiui taikoma 2 proc. Nuolaida, sąskaitoje faktūroje nurodoma: "Atimkite 2 proc. Arba 184 USD, kai mokėjote sąskaitą per 10 dienų nuo gavimo."

11.

Sudarykite sąskaitos faktūros ir pridedamų dokumentų kopijas, pvz., Programinės įrangos ar aparatūros garantijos medžiagą, ir pateikite sąskaitą faktūrą apskaitos departamento gautinų sumų rinkmenose pagal nustatytą failų struktūrą. Įrašykite sąskaitos faktūros išsiuntimo datą kopijoje.

12.

Iš karto išsiųskite sąskaitos faktūros kopiją. Jei klientas el.

13.

Pridėkite sąskaitą faktūrą su pašto datos data, data ir bet kokia diskontuota suma, taikoma sąskaitoje faktūrai senėjimo skaičiuoklėje.

Reikalingi dalykai

• Kliento atsiskaitymo adreso informacija
• Kliento sąlygos
• Darbuotojų laiko lapai
• Programinės įrangos ir aparatūros aprašymai
• Skaičiuoklės programa
• Sąskaitos faktūros šablonas
• Senėjimo skaičiuoklė

Patarimas

• Atlikite tikslius visų sukurtų sąskaitų įrašus ir užtikrinkite, kad atnaujinate senėjimo skaičiuoklę. Prieš savaitę ar dvi dienas iki mokėjimo dienos kreipkitės į klientą, kad įsitikintumėte, kada bus atliktas mokėjimas. Užrašykite senėjimo skaičiuoklę ir perduokite šią informaciją apskaitos vadovui arba valdytojui. Pajamų srauto nustatymas yra svarbus pinigų srautų analizei.