Kaip valdyti IT išorinį užsakymą?

Informacinių technologijų užsakomųjų paslaugų arba IT užsakomųjų paslaugų apibrėžimas apibrėžiamas kaip: „ištekliai - arba subrangos sutarčių sudarymas už visos IT (informacinių technologijų) funkcijos organizacinės struktūros ribų“, pagal „Webopedia“. Daugelis mažų įmonių mano, kad ekonomiškiau ir patikimiau užsakyti IT poreikius, sumažinti darbo užmokesčio ir veiklos sąnaudas. Tačiau smulkiosios įmonės turi išlaikyti užsakomųjų paslaugų žinias apie standartines operacijas ir besikeičiančius tikslus.

1.

Nustatykite aiškiai apibrėžtus, pasiekiamus tikslus. IT užsakomųjų paslaugų teikėjų pasiūlymas dėl pasiūlymo (RFP) nėra jūsų vienintelis būdas nustatyti, kaip užsakomųjų paslaugų teikėjas patenkins jūsų poreikius. RFP yra tik įmonės užsakomųjų paslaugų apytikslis, kiek projektas kainuos ir bus tęsiamas, todėl reikia aiškiai apibrėžti savo smulkiojo verslo tikslus. Pavyzdžiui, jei išsinuomojate IT užsakomųjų paslaugų paslaugą tam, kad užbaigtumėte konkretų projektą, pateikite jiems sunkius kriterijus ir įvykdykite projekto terminą. Jūsų pardavėjas ir smulkaus verslo įmonės turėtų nurodyti, kuri šalis turi tam tikrą atsakomybę, pavyzdžiui, rizikos valdymą, įvestį, veiklos rodiklius ir kitas projekto ar paslaugos dalis.

2.

Įsitikinkite, kad jūsų smulkaus verslo komanda yra suderinama. Jūsų smulkiajam verslui reikės tinkamų žmonių, kurie supranta projektą ir gali išbandyti ir keisti užsakomųjų paslaugų įmonės gaminamą produkciją. Šie asmenys turėtų būti gerai išmanantys vertinant ir išbandant projektą ar paslaugą, kad būtų užtikrintas tinkamas jų įgyvendinimas.

3.

Tikėtis, kad jūsų užsakomoji paslauga laikui bėgant sumažins išlaidas. Jei IT užsakomųjų paslaugų įmonė teikia nuolatinę paslaugą, pvz., Duomenų saugojimą ar programinės įrangos gamybą, projektui tęsiant laiką, užsakomųjų paslaugų įmonė per tam tikrą laiką turėtų sumažinti išlaidas, nes laikomasi standartų. Periodiškai peržiūrėkite išlaidas, kad nustatytumėte, ar išlaidos išlyginamos ar mažėja. Jei išlaidos didėja, turite kreiptis į užsakomųjų paslaugų įmonę dėl to, kodėl ir kaip sumažinti šias išlaidas.

4.

Vykdykite nuolatinį mokymą tiek savo darbuotojams vietoje, tiek užsakomųjų paslaugų teikėjams, su kuriais jie dirba. Jei užsakomųjų paslaugų teikėjas yra užsienyje įsisteigęs kultūriškai skirtingoje šalyje, jūs norėsite spręsti šiuos kultūrinius skirtumus, kad išlaikytumėte komandos sanglaudą ir lygybę.

5.

Reguliariai peržiūrėkite pažangos priemones ir ataskaitas. Užtikrinkite, kad būtų laikomasi metrikų ir etalonų, peržiūrėdami pažangos ataskaitas ir kitas priemones, kurias teikia jūsų smulkiojo verslo užsakomųjų paslaugų teikėjas. Ar jūsų darbuotojai taip pat patikrins juos ir nustatys, kokia yra reali pažanga.