Kaip parengti neformalią susitikimo darbotvarkę?
Darbotvarkė yra svarbi verslo priemonė, kurią vadovai naudoja efektyviems ir efektyviems susitikimams. Jis suteikia susitikimo dalyviams temų, kurios bus aptartos, veiksmų planą, leidžiantį jiems gerai pasirengti. Svarbiausia, kad jis palaiko susitikimus ir laiku, ir užkerta kelią nereikalingoms šalutinėms diskusijoms ir trukdžiams. Didelės korporacijos dažnai naudoja struktūrizuotą darbotvarkės formatą, tačiau mažos įmonės gali naudoti neformalesnį požiūrį.
Darbotvarkės formatavimas
Darbotvarkė gali būti įvairių formų, tačiau iš esmės ji yra tik aptariamų susitikimų temų sąrašas. Darbotvarkės viršuje išvardykite pakviestus dalyvius ir susitikimui skirtą laiką. Pridėkite terminą kiekvienam darbotvarkės klausimui ir laikykitės jo, kad galėtumėte susipažinti su visais darbotvarkės klausimais ir laiku užbaigti posėdį. Jei susitikimo dalyviai turi paruošti ataskaitas ar atnaujinimus prieš susitikimą, darbotvarkes iš anksto išsiųskite.
Peržiūrėkite protokolus iš ankstesnio susitikimo
Jei norite pradėti kurti būsimo susitikimo darbotvarkę, peržiūrėkite paskutinio posėdžio protokolą. Protokolas - tai tik tai, kas ten buvo ir kas nedalyvavo, kas buvo aptarta, ir bet kokių balsų rezultatų santrauka. Ieškokite darbotvarkės elementų, kuriuos susitikimo dalyviai buvo paskirti tolesniam darbui. Pirmasis darbotvarkės klausimas turėtų būti šių neišspręstų klausimų apžvalga, atnaujinant jų dabartinę padėtį.
Namų tvarkymas
Komandos narių susirinkimas kambaryje suteikia puikią galimybę pasidalinti įmonės naujienas, svarbiais biuleteniais ir kita kasdienybe, kurią reikia perduoti. Namų tvarkymas gali būti jo paties darbotvarkės klausimas. Duomenys neturi būti įrašyti į darbotvarkę, jei susitikimo vadovas turi atskiras pastabas. Tačiau jų įtraukimas į darbotvarkę neleidžia susirinkimo dalyviams pamiršti apie juos atkreipti dėmesį.
Naujas verslas
Šis skyrius yra darbotvarkės mėsa ir bulvės. Kiekviena nauja verslo tema, kurią reikia aptarti, turėtų būti atskiras darbotvarkės klausimas. Naudokite kiekvienos sekcijos taškus, kad apibūdintumėte svarbias diskusijų sritis ir numatomus rezultatus, kurie yra susitikimo temos galutiniai produktai. Jie atspindi tai, ko tikimasi pasiekti diskusijos pabaigoje. Tai galėtų būti balsavimas, pakomitečio pranešimas arba tiesiog susitarimas dėl klausimo. Šių lūkesčių nustatymas informuoja susitikimo dalyvius apie tai, kas jiems bus reikalinga diskusijų pabaigoje.
Atidaryti sesiją
Kiekvienas posėdis turėtų skirti laiko susitikimams, kuriuose dalyviai galėtų aptarti savo klausimus. Tai yra galimybė vadovybei ir kitoms verslo sritims išgirsti apie sėkmę, iššūkius ir kitus klausimus, su kuriais susiduria jų bendraamžiai. Dažnai kliūtis galima įveikti grupinėmis diskusijomis apie galimus sprendimus.
Apvyniojimas
Posėdžio pabaigoje greitai peržiūrėjus naujus neįvykdytus elementus, susitikimo dalyviai prisimena juos. Taip pat atėjo laikas pranešti apie kitus planuojamus susitikimus ar būsimus terminus.