Verbalinių pokalbių dokumentavimo svarba

Skirtingai nuo didelių organizacijų, mažos įmonės paprastai neturi darbo teisės ekspertų, dirbančių su darbuotojais, arba sudėtingų žmogiškųjų išteklių departamento, kuris nagrinėjo darbuotojų skundus ir kaltinimus. Tačiau, jei jūsų darbuotojas pateikia pretenziją bendrovei, įrodymų standartai mažai įmonei yra ne tokie griežti, kaip įmonės gigantams. Įstatymo akyse, jei tai nėra dokumentuota, tai neįvyko. Užimtas mažų įmonių vadovai turi išmokti, kurie žodiniai pokalbiai yra svarbūs dokumentams dokumentuoti ir geriausias būdas tai padaryti.

Kodėl dokumentacija yra svarbi

Be dokumentacijos, darbuotojo kaltinimai taps „jis sakė, sakė ji“ scenarijumi, nesvarbu, kokia istorija tai gali būti. Dokumentai yra labai svarbūs norint paneigti nesąžiningų, diskriminacinių ir atsakomųjų veiksmų pretenzijas, o kruopščiai įrašyti kiekvieną konsultavimo sesiją su neturtingu atlikėju gali paneigti bet kokie teiginiai, kad jis buvo žvaigždžių darbuotojas. Dokumentacija pateisina, kad jūsų veiksmai ir ryšiai buvo teisėti ir pašalinti iš verslo poreikio. Jis taip pat padeda jūsų darbuotojams tobulėti. Darbuotojas, piktas ant jūsų pareiškimų ar sutelkęs dėmesį į ginti savo poziciją, negali klausytis pranešimo, kurį bandote perteikti. Tačiau rašydamas savo pokalbio dokumentą darbuotojui sustiprina jūsų pareiškimus, leidžiant jam peržiūrėti informaciją, kai jis yra ramesnis.

Kas turėtų būti dokumentuojama

Tam tikros tipinės žodinės komunikacijos darbo vietoje visada turėtų būti dokumentuojamos. Pvz., Smulkiojo verslo vadovas turi raštu užrašyti visus darbuotojui pateiktus konsultavimo ir žodinius įspėjimus. Įvertinti kitų tipų ryšius, pvz., Balso pranešimus, tiesioginius susitikimus ir konferencijų skambučius, kad nustatytumėte, ar jie yra pakankamai svarbūs dokumentuoti. Nereikia dokumentuoti kiekvieno žodinio bendravimo - ar niekada neturėtumėte laiko tikram darbui, tačiau turėtų būti užregistruoti sprendimai, veiksmai ir kiti kritiniai pokalbiai. Kai kuriose situacijose, ar turėtumėte dokumentuoti pokalbį, priklauso nuo darbuotojo. Pavyzdžiui, jūs negalite perrašyti balso pašto, informuodami jus, kad darbuotojas yra įstrigęs eismui, jei tai yra pavienis įvykis. Tačiau tokio tipo dokumentai būtų svarbūs, jei planuojate drausti darbuotoją dėl nuolatinio nepalankumo.

Kaip dokumentuoti žodinius pokalbius

Sukurkite rašytinį dokumentą, memorandumą ar elektroninį laišką kiekvienam svarbiam pokalbiui, žodiniam įspėjimui ar konsultavimo sesijai. Įtraukti, kas dalyvavo pokalbyje, pagrindinių aptartų klausimų santrauką ir darbuotojo pateiktus atsakymus. Dokumente taip pat turėtų būti išdėstyti bet kokie tarpusavyje suderinti sprendimai, būsimos peržiūros datos ir pasekmės, jei nebus pagerinta. Pažymėjimai sau yra geresni nei nieko, o el. Laiškai kitam valdytojui, patvirtinantis jūsų pokalbį su darbuotoju, yra dar geresni, tačiau efektyviausias dokumentas yra tai, ką oficialiai bendrinate su darbuotoju. Išlaikykite dokumento kopiją savo vadovo faile, kad galėtumėte ateityje naudotis.

Dokumentacijos klaidos, kurių reikia vengti

Įtraukite datą į kiekvieną kuriamą dokumentacijos dalį. Idealiu atveju naudokite sistemą, kurioje negalima ginčyti datos, pvz., El. Laiško su laiko žymomis, kad patikrintumėte, ar dokumentacija buvo sukurta įvykio metu. Be datos jūsų dokumentai gali būti bevertis kaip įrodymas. Reikalauti, kad darbuotojas pasirašytų savo rašytinius dokumentus, kad patvirtintų dokumento gavimą. Jei nereikalaujate parašo arba gauti kitų pristatymo įrodymų, pvz., Pranešimo apie elektroninio pašto gavimą arba pasirašyto dokumento įrodymo, darbuotojui leidžiama teigti, kad jis niekada nežinojo apie problemas.