Pagrindinės verslo rašymo strategijos

Pagrindinės verslo pagalbos komunikacijos strategijos. Žinant, kaip sukurti svarbų raštą ar dokumentą, organizacija padidina vykdomosios ar darbuotojo vertę. Verslo rašymui reikalingi kruopštūs tyrimai, minties ir drausmės. Rašytojas gali sukurti kelis projektus, kol baigsis galutinė versija. Svarbu ne skubėti verslo rašymas, nes ryšių klaidos versle gali būti nepatogios ir brangios, jei jos sukelia prarastas galimybes, darbuotojų supainiojimą ar klientų nepasitenkinimą.

Tonas

Tinkamo rašymo pasirinkimas yra labai svarbus verslo rašymui. Purdue universitetas praneša, kad tonas atspindi rašytojo požiūrį ir požiūrį į pranešimą ir skaitytoją. Griežtas ir skubotas tonas gali sumažinti pranešimą ir perduoti nenumatytą temą. Verslo laiškai, pranešimai ir ataskaitos turėtų atspindėti pasitikėjimą, nuoširdumą ir mandagumą. Suprasti korespondencijos priežastį padeda nustatyti tinkamą toną. Šiltas ir draugiškas atspalvis tinka pasveikinti darbuotoją už pasiekimą, tačiau papeikimas reikalauja tonas, kuris yra aiškus, tiesioginis ir autoritetingas. Neigiami pranešimai, pvz., Papeikimas, neturėtų užpulti asmeniui, o tik sutelkti dėmesį į veiksmus, sukeliančius papeikimą.

Kalba

Nesvarbi kalba yra geriausia verslo rašymui. Verslo dokumente turėtų būti vengiama stereotipinių terminų ar frazių, kurios reiškia lytį. Pvz., Netinkama siųsti partijos kvietimą „vadovams ir jų žmonoms“. Tai reiškia, kad tik vyrai yra vadovai. „Vadovų ir jų sutuoktinių“ pakvietimas yra nediskriminacinis. Taip pat pageidautina, jei įmanoma, naudoti neutralius darbo pavadinimus, pvz., „Pirmininkas“, o ne „pirmininkas“, kai verslo rašytojas nežino, ar pirmininkas yra vyras ar moteris.

Tinkamumas

Verslo rašytojai paprastai turėtų vengti sudėtingų terminų ir frazių, nebent jie rašo konkrečiai auditorijai, susipažinusiai su terminais. Slaugytoja, parašiusi kitą sveikatos priežiūros pareigūną, gali vartoti žodžius ir frazes, kurios nėra tinkamos panašiam paciento įrašui. Paprastai geriausia būtų laikyti paprastą ir paprastą bendrąjį verslą.

Gramatika

Rašybos, skyrybos arba sakinio struktūros klaidos sugadina verslo rašymą, net jei rašytojas vadovaujasi patikimomis strategijomis visose kitose srityse. Žmonės, rašantys verslo dokumentus, turėtų siekti tobulos gramatikos. Taip pat svarbu, kad faktai būtų teisingi. Tai apima visų vardų teisingą rašymą ir dvigubo tikrinimo faktus, pvz., Datas, laikus ir vietas.